质量部负责编制《文件控制程序》并组织监督实施。

a)文件发布前应由总经理批准，以确保文件是充分的和适宜的；

b)必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；

c)所有文件更改后，要做好标记或记录，表明文件的现行修改状态，防止失效/作废的文件被误用； d)文件由编制文件的审批人明确文件的发放范围，使本公司所有需要使用质量管理体系文件的部门和人员都能及时得到适用、有效的文件版本或电子文档；

e)文件的使用部门/人员对其使用的文件应进行适当的保护，以确保其清晰、易于识别和检索；

f) 质量部确保公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件（如产品的法律法规文件及顾客提供的产品要求等）得到识别，并控制其分发；

g)作废文件应由其编写部门提交质量部，必要时由其组织对作废文件的评审，确定为作废时，由其销毁。为积累知识或追溯历史、具有保留价值的作废文件，加盖“作废”印章，以防止作废文件的非预期使用； h)技术部确保图纸和技术文件按规定进行审签、工艺和质量会签、标准化检查,确保图纸、技术文件协调一致、现行有效，具体详见《文件控制程序》；

i)确保识别产品形成过程中需要保存的文件，并按规定归档；

j)文件可以使用纸张、计算机软件、光盘、照片、标准样本等。

4.2.3.3 支持性文件

《文件控制程序》

《记录控制程序》

4.2.4 记录控制

对各种质量活动记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置进行有效的管理和控制，以提供产品、过程和质量管理体系符合要求及有效运行的证据。程序中应包含对供方产生和保持记录的控制要求。

4.2.4.1 职责

a) 质量部负责记录的归口管理；

b) 各部门按职能分工对各自范围内运行的记录进行管理；